La célèbre marque de vêtements Benetton vient de choisir la solution Tooltime couplée avec des pointeuses biométriques. Ainsi l’ensemble de ses points de vente est équipé d’horodateurs utilisant la morphologie de la main pour identifier les salariés.
Le siège est également pourvu de Tooltime.net pour la gestion des absences via un navigateur Internet. Une interface spécifique avec leur logiciel de paye doit également être développée.

Quel était au départ l’objet de votre recherche de solution de pointage ?
Le but premier était de gagner du temps avec la gestion de la paye. Nous voulions également proposer à nos salariés un outil qui leur permette de pouvoir être payés par rapport à la réalité des temps travaillés. Auparavant nous avions mis en place un système de feuille d’heures qui n’était pas du tout précis et qui ne faisait l’objet d’aucune analyse. Les plannings des horaires étaient faits sur Excel mais il n’y avait pas de remontée des temps travaillés et donc quasiment aucune exploitation possible des informations.Nous cherchions à formaliser la gestion des temps et des présences dans les magasins et au siège.

Cette démarche est assez ancienne, pour quelles raisons votre prise de décision a-t-elle été aussi longue ?
Il a fallu que nous réorganisions notre système de gestion tout d’abord au siège et ensuite dans les magasins. Cela ne s’est pas fait sans rebondissements et cela nous a pris du temps. Le projet d’achat d’une solution de pointage a toujours été à l’ordre du jour mais sans cesse repoussé. Il fallait se mettre d’accord sur les règles de gestion avant tout déploiement : si nous l’avions mis en place il y a deux ans, les paramétrages que nous aurions effectués seraient aujourd’hui totalement obsolètes.

Pourquoi avoir choisi un matériel biométrique ?
Au départ nous cherchions une simple pointeuse, mais à la présentation du matériel biométrique nous avons tout de suite été conquis. Nous nous protégions tout d’abord de trois problèmes : l’oubli, la casse et la perte des badges. La main devenait la solution pointage. De plus cela nous permettait également de mieux gérer le turnover régulier et propre au secteur que nous connaissons dans nos magasins. La course aux badges devenait de l’histoire ancienne ! Et enfin, la fiabilité du matériel a fini de nous convaincre, car il ne permet pas l’interchangeabilité des salariés. Nous sommes ainsi assurés que le salarié qui pointe est bien le bon.

Vous avez choisi d’installer également TOOLTIME.NET pour le siège. Quelles étaient vos motivations ?
Comme je l’ai précisé tout à l’heure, auparavant nous étions sur un système papier y compris pour la gestion des demandes d’absence. Nous voulions mettre en place un outil moderne et interactif donnant un accès individuel aux salariés tout en respectant nos différents niveaux de hiérarchie de validation.Grâce à Tooltime.net, non seulement nous supprimons les formulaires papiers, source d’erreur et de perte de temps, mais nous permettons aussi aux salariés de pouvoir consulter en temps réel leurs compteurs de DIF, congés, RTT et récupération, auxquels ils n’avaient pas accès auparavant. Nous avons même prévu d’utiliser la messagerie sociale Tooltime.net pour pouvoir communiquer simplement et rapidement. J’ai eu l’occasion de tester d’autres Intranet et Tooltime est de loin le plus rapide et le plus convivial. 

Puis il y a eu la phase d’installation et de déploiement. Aquitem a dû se mettre en relation avec nos prestataires de paye et informatique, tous deux externalisés. Le jour J, tout s’est bien passé : le formateur pédagogue a répondu à toutes nos interrogations et a très bien coordonné le déploiement et nous avons eu un retour précis sur les différentes étapes de cette installation. Les problèmes rencontrés lors du déploiement ont tous été solutionnés, les délais ont été respectés et l’installation a été réalisée avec succès.
Pour finir, la formation a été très intéressante, interactive et suffisamment complète pour nous permettre d’utiliser au mieux l’ensemble des fonctionnalités du logiciel Tooltime.